推進檔案數字化 服務項目高效化 —公建集團工程檔案管理信息系統正式啟用

發布時間:2020-12-15文章來源: 瀏覽次數:

    近日,公建集團工程檔案管理信息系統正式啟用,該系統改變了以往工程檔案傳統管理模式,通過信息平臺上傳電子版工程檔案,并嵌入OA系統達到遠程調檔、信息共享,極大地提高了辦公效率。

  自2019年以來,為提高公司整體運行效率,加強項目建設管理的有效管控,公司主要領導對檔案管理標準化工作提出具體要求,公司辦公室及時制訂詳細的檔案數字化工作實施方案,由專人負責在規定時間內圓滿完成了此項工作。截止目前,共完成了平天、甜永、涇華、十天高速等項目的前期準備、施工圖設計、招投標、變更設計、科研課題等工程檔案共1800余冊、1994年至2016年共720卷15339份文書檔案的數字化掃描、錄入、鏈接工作。

  在實施過程中,原有的傳統紙質檔案卷載體規格不統一,數量龐雜,查閱耗時費力,對紙質檔案的損耗也十分嚴重,依托公司良好的檔案管理基礎,將紙質檔案分類拆卷,以件為單位編目、標號、注引,進行掃描,并逐份錄入檔案管理信息系統,優化了檢索條件,大大提高了調檔查閱效率,同時避免了整本卷宗翻閱時引發的信息泄密。工程檔案管理信息系統的建成意味著公司徹底結束了以往紙質檔案歸檔單軌運行模式,實現了紙質檔案與電子檔案全面同步歸檔的“雙軌制”。

  公司工程檔案管理信息系統平臺試用一年,數字化檔案管理的優勢日益凸顯,推進了公司檔案管理的信息化建設,拓寬了服務范圍,縮短了空間距離,強化了基礎管理,提升了應用效能,使檔案資料更好地服務項目建設、服務領導決策、服務工作管理。下一步,公司將完善推進相關數字檔案管理標準和工作規范,優化電子檔案高級檢索模式和檢索深度,形成長效管理工作機制,使電子檔案管理查詢更加快速、高效、準確,實現公司檔案管理工作的標準化、數字化、智能化。

                                              (公司辦公室 周玉仙 供稿)


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